Planificare tactică
Atunci când se confruntă cu o provocare, proprietarii de afaceri pot aborda situația în diferite moduri. Uneori este necesar să iei rapid decizii. Totuși, dacă ai timp, adesea este mai bine să creezi un plan tactic și să te gândești atent la următorii tăi pași.
Un plan tactic este o schiță scrisă a acțiunilor specifice pe care le vei întreprinde ca să rezolvi o problemă sau ca să atingi un obiectiv. Poate include o listă cu sarcinile pe care le vei îndeplini chiar tu și cu cele pe care le vei atribui angajaților. Ideal, stabilești un obiectiv, identifici strategii prin care ai putea atinge obiectivul, iar apoi creezi un plan tactic de implementare a acestor strategii.
Când trebuie să creezi un plan tactic
În general, proprietarii de afaceri vor crea și folosi un plan tactic ca să îndeplinească un obiectiv pe termen scurt, pe care doresc să îl atingă într-un an sau chiar mai repede. Totuși, planul tactic ar trebui să ajute afacerea să își atingă și obiectivele pe termen mediu sau lung.
Poate fi util să începi prin a-ți crea obiective SMART pe termen scurt, mediu și lung pentru afacerea ta. Obiective SMART îndeplinesc următoarele criterii:
- (S) Obiectivele specifice inspiră. Stabilește un obiectiv clar care are rezultate specifice.
- (M) Obiectivele măsurabile pot fi atinse și vei ști când ți-ai atins obiectivul. De asemenea, obiectivele măsurabile pot fi monitorizate pe parcurs.
- (A) Obiectivele accesibile sunt realizabile. Deși poate vrei să construiești o afacere-imperiu, începe prin a stabili obiective pe care le poți atinge în mod realist.
- (R) Obiectivele relevante au sens pentru afacerea ta. Acestea te vor ajuta să atingi simultan alte obiective.
- (T) Obiectivele încadrate în timp au un termen-limită. Dacă stabilești un interval de timp te poate ajuta să rămâi motivat și concentrat.
De exemplu, este posibil să ai ca obiectiv pe termen lung să deschizi în următorii cinci ani o a doua locație de afaceri.
Ca să îți atingi obiectivul pe cinci ani sunt necesari o multitudine de pași, de exemplu, să îți crești profiturile, să îți faci economii și să găsești cel mai bun loc pentru al doilea magazin. Poți crea obiective SMART și planuri tactice pentru fiecare dintre acești pași.
Începe cu primul pas, creșterea profiturilor aduse de afacere, ceea ce este prea vast ca să fie un obiectiv SMART. În schimb, ți-ai putea stabili ca obiectiv să dublezi într-un an profiturile aduse de afacere. Este specific, poți măsura câți bani faci, poate fi accesibil, este relevant ca să economisești bani pentru a doua locație și ai la dispoziție un interval de timp de un an.
După vei putea identifica diferite modalități prin care afacerea ta ar putea aduce mai mulți bani și crea un plan tactic prin care să transformi aceste opțiuni în acțiuni.
Analiza SWOT – un instrument util de planificare
Planurile tactice se rezumă la acțiune, dar de unde știi ce acțiuni trebuie întreprinse? O analiză SWOT ar putea să te ajute să identifici diverse strategii, pe care apoi să le compari ca să îți dai seama care este următorul pas pe care trebuie să îl faci.
O analiză SWOT identifică:
- PUNCTELE FORTE (S) pe care le are afacerea ta, care o ajută să iasă în evidență față de concurenți.
- PUNCTELE SLABE (W) din cadrul afacerii tale, care te-ar putea împiedica să îți atingi obiectivul.
- OPORTUNITĂȚILE (O) care se află în afara afacerii tale și care te-ar putea ajuta sau pe care le-ai putea folosi ca să îți atingi obiectivul.
- AMENINȚĂRILE (T) care sunt externe afacerii tale și care ți-ar putea afecta progresul.
Punctele forte și punctele slabe sunt factori interni care sunt direct legate de afacerea ta. Îți influențezi singur punctele forte sau punctele slabe, acționând.
Oportunitățile și amenințările tind să fie factori externi. Chiar dacă trebuie să ai un plan și să te ocupi de efectele lor, acestea ar putea fi mai greu de influențat.
Poți folosi un tabel ca cel de mai jos ca să enumeri fiecare dintre aceste elemente. Uneori îți poate fi de ajutor să pui întrebări precum cele din tabel ca să îți identifici punctele forte, punctele slabe, oportunitățile și amenințările.
Câteva exemple:
Puncte forte |
Puncte slabe |
Ce face deja foarte bine afacerea ta? |
De ce clienții nu mai cumpără de la compania ta? |
Care sunt produsele sau serviciile cele mai profitabile? |
De ce nu intră clienții în magazin? |
Oferi vreun produs sau serviciu unic? |
Ce fel de reclamații primești? |
De ce clienții tăi cei mai buni continuă să cumpere de la tine? |
Îți este greu să îți rambursezi datoriile? |
Cum te găsesc clienții noi? |
Îți este greu să găsești sau să îți păstrezi furnizorii? |
Ai bune relații cu furnizorii tăi? |
A trebuit să refuzi muncă din cauza lipsei de bani sau de angajați? |
Oportunități |
Amenințări |
Ai identificat eventuale modalități prin care să faci mai mulți bani datorită clienților actuali sau prin care să atragi clienți noi, dar nu ai acționat încă? |
Concurezi cu o companie mare care ar putea deschide o locație în apropierea ta? |
Există zone în apropiere cu o mulțime de clienți potențiali și fără afaceri concurente? |
Concurenții oferă un produs sau serviciu similar la un preț mai mic? |
Cum se schimbă preferințele clienților și cum ar putea afacerea ta să profite de aceste schimbări? |
Scade cererea pentru ceea ce vinzi tu? |
O modificare a legii ți-ar putea afecta afacerea? |
Dacă ai nevoie de mai multe ajutoare, există o [listă de verificare] de la SCOR, o organizație non-profit de mentorat dedicat afacerilor mici, care conține 48 de întrebări pe care le-ai putea folosi. De asemenea, ai putea face o analiză SWOT ca echipă, cerând fiecărui partener de afacere sau angajaților să completeze matricea, iar apoi comparând rezultatele acestora.
Analiza SWOT te poate ajuta să afli mai multe despre afacerea ta, concurenți și mediul de afaceri, dar nu îți va spune exact cum să îți atingi obiectivul. După, folosește analiza SWOT ca să identifici câteva strategii bazate pe analiză.
Strategiile se pot concentra asupra modului în care factorii interni (punctele forte și punctele slabe) te ar putea ajuta să abordezi factorii externi (oportunități și amenințări):
- Puncte forte și oportunități (SO): Ce puncte forte te pot ajuta să maximizezi potențialul unei oportunități?
- Puncte forte și amenințări (ST): Ce puncte forte te pot ajuta să eviți sau să depășești amenințările?
- Puncte slabe și oportunități (WO): O oportunitate te poate ajuta să rezolvi unul dintre punctele tale slabe?
- Puncte slabe și amenințări (WT): Ce amenințări ai putea evita dacă rezolvi unul dintre punctele tale slabe?
De asemenea, poți folosi un tabel pentru ca să îți organizezi și notezi răspunsurile:
Puncte forte |
Puncte slabe |
|
Oportunități |
SO |
WO |
Amenințări |
ST |
WT |
Pas cu pas: folosind o analiză SWOT pentru a crea un plan tactic
Unii proprietari de afaceri fac o practică din a-și analiza SWOT toată afacerea lor o dată la câțiva ani. Când îți compari rezultatele, poți observa tendințe sau poți găsi noi modalități prin care să îți dezvolți afacerea.
De asemenea, poți folosi o analiză SWOT ca să rezolvi o anumită problemă sau ca să atingi un anumit obiectiv, astfel reflectând un plan tactic.
Să efectuăm o analiză SWOT folosind un exemplu de obiectiv SMART: dublarea într-un an a profiturilor aduse de o afacere.
Să ne imaginăm că afacerea este un restaurant mic într-un oraș de dimensiuni medii. Este în primul rând o destinație de prânz pentru mulți corporatiști din zonă, deși restaurantul servește și cina. Este deschis deja de un an și are niște clienți fideli, dar proprietara nu este sigură ce să facă să crească profiturile.
Mai jos, avem rezultatele analizei SWOT:
Puncte forte |
Puncte slabe |
Există mai mulți clienți fideli care vin să își servească prânzul. |
Nu există nicio pagină proprie pe rețelele sociale și niciun website. |
Clienții dau recenzii bune mâncării de aici și le place în mod special unul dintre sosurile picante. |
Unii clienți se plâng de serviciile lente sau de impolitețe. |
Vindem aproape în fiecare zi câteva feluri de mâncare. |
Nu știm exact câți bani facem sau cheltuim zilnic. |
Angajaților le place să lucreze aici. |
Facem profit, dar nu suficient cât să ne facem economii. |
Locul este bun, în apropierea companiilor locale care ne sprijină. |
Oportunități |
Amenințări |
Găsiți modalități ca să serviți mai mulți clienți la prânz. |
S-ar putea deschide un restaurant concurent care să ne ia clienții. |
Oferiți promoții după orele de birou ca să atrageți clienți și în orele în care de altfel vânzările sunt puține. |
Dacă se închide unul dintre birourile din apropiere, nu vom mai avea așa mulți clienți potențiali. |
Vindeți obiecte, cum ar fi tricouri sau sticle cu sos picant. |
Furnizorii noștri și-ar putea crește prețurile. |
Să începem să ținem în detaliu evidența vânzărilor și a cheltuielilor noastre. |
Proprietarul ar putea crește chiria. |
Să începem să fim prezenți în mediul online. |
Recenziile negative ar putea face noii clienți să nu ne viziteze restaurantul. |
Să îmbunătățim pregătirea angajaților. |
În continuare, proprietara analizează rezultatele ca să găsească mai multe strategii:
Puncte forte și oportunități (SO): Am putea crea un meniu după orele de birou, After-Work Deal, care să fie diferit de meniul de prânz astfel încât clienții noștri fideli să revină și mai târziu în aceeași zi. Trebuie să ne asigurăm că personalul este instruit să le reamintească la prânz clienților despre oferte.
De asemenea, am putea oferi servicii de catering direct companiilor din apropiere, ceea ce va crește vânzările noastre de prânz și va aduce mâncarea făcută de noi în atenția mai multor salariați din zonă. Catering-ul ar putea fi o a doua sursă de venit. Pe urmă, dacă putem îmbutelia și vinde sosul picant, care este deja popular, am putea avea o a treia sursă de venit.
În plus, dacă ne facem un website și ne consolidăm prezența pe rețelele sociale ne-ar putea ajuta să facem reclamă promoțiilor noastre, serviciilor de catering și sosului nostru picant.
Puncte forte și amenințări (ST): Am putea iniția un program de recompensare prin care să oferim clienților o masă gratuită după 10 achiziții. Programul ne-ar putea ajuta să ne păstrăm clienții fideli, chiar dacă un concurent ar deschide un restaurant în apropiere.
Din moment ce vindem câteva mese în fiecare zi, ar trebui să încercăm să ne dăm seama câte ingrediente ar trebui să comandăm – un sistem de ținere a evidențelor ar putea fi de ajutor. Poate folosim comanda noastră cea mai mare ca să negociem prețuri mai mici cu furnizorii noștri.
Puncte slabe și oportunități (WO): Oportunitatea pe care am avea-o cu specialitățile oferite după orele de birou ne-ar putea crește vânzările și permite să angajăm personal suplimentar, ceea ce ne-ar putea ajuta să nu mai avem recenzii negative din cauza serviciului lent. Totuși, trebuie să ne concentrăm și să ne pregătim de la început personalul ca să nu mai avem plângeri din cauza atitudinii nepoliticoase.
Un sistem de ținere a evidențelor ne-ar putea ajuta să vedem exact câte ingrediente comandăm și ce alimente și băuturi vindem. Dacă avem aceste informații am putea să planificăm viitoarele comenzi către furnizori, asigurându-ne că avem mereu ingrediente suficiente, în special pentru cele mai populare mâncăruri din meniu, și astfel să evităm să lăsăm să se strice ingredientele în exces. Acest lucru ne-ar putea ajuta să economisim bani, pe care apoi să îi putem în conturi de economii.
Puncte slabe și amenințări (WT): Dacă ne îmbunătățim recenziile generale vom restrânge astfel amenințarea pe care o reprezintă concurenții noștri, deoarece ne vom crește numărul de clienți fideli.
Dacă ne îmbunătățim sistemul nostru de ținere a evidențelor și economiile ne-ar putea ajuta și ca să negociem cu furnizorii, comparând furnizorii și solicitând oferte mai bune. Dacă economisim suficienți bani, am putea să cumpărăm magazinul, ceea ce ne-ar ajuta să evităm amenințarea ca proprietarul să majoreze chiria.
Acum, proprietara afacerii are o listă cu strategii și acțiuni pe care le-ar putea realiza ca să îmbunătățească afacerea și vânzările. Toate acestea se bazează pe punctele forte și punctele slabe actuale ale afacerii, precum și pe oportunitățile și amenințările din jur.
Un plan tactic va transforma strategiile în acțiuni. Planul ar putea include în ordine diferite proiecte în funcție de cât de mult te vor ajuta să îți atingi obiectivul, repartizând responsabilități pentru fiecare proiect.
Proprietara restaurantului poate prelua chiar ea o parte din muncă și să înceapă să contacteze companiile locale ca să le întrebe dacă sunt interesate de serviciile de catering. De asemenea, ar putea să delege o parte din muncă, poate cerând unuia dintre angajații ei cu competențe tehnice să înceapă să caute opțiuni de ținere a evidențelor, iar unuia dintre chelnerii favoriți ai clienților să creeze o prezentare de pregătire pentru ceilalți chelneri.
Dezvoltarea afacerii cu ajutorul planurilor tacticeStabilirea de obiective SMART și identificarea strategiilor sau oportunităților pot fi părți importante ale dezvoltării unei afaceri. Totuși, trebuie să îți transpui ideile în acțiuni dacă vrei să îți atingi obiectivele.
Un plan tactic se bazează pe cunoștințele tale și studiul tău ca să poți lua decizii în cunoștință de cauză despre afacerea ta. Când ai un plan tactic pe care să îl consulți, vei ști ce sarcini poți repartiza angajaților tăi și ce trebuie să faci ca să îți atingi obiectivele.